Les solutions de coffre-fort numérique pour stocker en ligne vos papiers et documents importants

Les solutions de coffre-fort numérique ou coffre-fort virtuel sont différentes des traditionnels solutions de sauvegarde en ligne (Dropbox, Mozy, etc). Elles offrent un espace de stockage et d’archivage en ligne dédié à vos documents importants: carte d’identité, passeport, factures, contrats, relevés de compte, bulletins de paie, etc. Le coffre-fort numérique, comme son nom l’indique, est un espace très sécurisé.

Les différentes prestataires proposent de multiples fonctionnalités, dont le transferts de fichiers vers des tiers. Vous pourrez ainsi facilement envoyer des documents à certaines personnes ou à certains organismes: banques, administrations, assurances, société tierce…

Certaines solutions téléchargent automatiquement les factures ou relevés de vos fournisseurs (téléphone, banque, assurance, abonnement TV, …) et offrent donc la possibilité de centraliser vos documents dans un espace numérique.

L’utilité de tels outils est claire pour les petites entreprises puisque le temps perdu à envoyer des documents à ses fournisseur et à l’administration diminue grandement grâce à de tels systèmes.

Les coffres-forts numériques donnent à vos documents numérisés une valeur probante, c’est-à-dire qu’ils ont une valeur légale identique aux documents papiers originaux. Pour cela, des systèmes de signatures électroniques qui prouvent l’authenticité des fichiers stockés sont inclus dans ces services.

Sauvegardedefichiers.fr a listé quelques offres de coffres-forts numériques destinés aux particuliers et aux petites entreprises :

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Lorsque vous réfléchissez à mettre vos documents dans un coffre fort numérique, vérifiez bien certains éléments qui concernent l’intégrité des documents:

• La fidélité : la copie numérique doit être fidèle aux documents originaux,
• La lisibilité des documents électronique par les juristes est fondamentale: les documents doivent reposer sur des standards (pdf,…),
• La sécurité et la confidentialité des données,
• La traçabilité des actions opérées sur le document,
• La pérennité: le coffre-fort numérique doit vous garantir un service sur le long terme (plusieurs années).

Les coffres-forts virtuels sont très utiles, vous pouvez accéder à vos documents de n’importe quel endroit (à l’aide d’une connexion Internet) et vous retrouvez les versions numériques de tous vos papiers si les originaux ont été détruits où volés.

Notez que l’Association des coffres-forts numériques (A-CFN) existe depuis le 24 mai 2011. Elle regroupe les acteurs principaux du marché: Adminium, Coffreo (ViaStorage), E-coffrefort (OFSAD), eFactures, eFolia, HomeBubble, MyArchiveBox, Novapost, Xamance et Digiposte (La Poste). Son objectif est d’assurer la qualité des offres en terme de sécurité et de confidentialité des données, de travailler sur l’interopérabilité des offres pour qu’un client, s’il le souhaite, puisse transférer facilement son compte chez un concurrent. Et de dialoguer avec les institutions pour promouvoir l’usage du coffre-fort numérique.

Mais soyez très attentifs et rigoureux sur l’utilisation d’un tel outil. Créez-vous un mot de passe fort, ne le donnez à personne, ne le notez pas, sélectionnez un prestataire sérieux, etc, autant de conseils qui éviteront que vos données confidentielles terminent dans les mains d’une personne malintentionnée…

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